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Management

Vier Augen sehen mehr als zwei

Beiräte können für manche Firmen eine gute fachliche Ergänzung oder Kontrollinstitution sein. Was Unternehmer dabei beachten sollten.

Bild oben: (Foto: © Robert Kneschke _stock.adobe.com)
Ein Bei­rat ist für viele Fam­i­lie­nun­terneh­mer nichts Neues mehr. „Zwischen 50 und 70 Prozent der deutschen Fam­i­lie­nun­terneh­mer haben ei­nen Bei­rat“, schätzt Dr. Chris­toph Achen­bach, Un­terneh­mens­ber­ater und Buchau­tor zum The­ma Beiräte. Die An­zahl der Bei­rats­gremien sei in den ver­gan­ge­nen fünf Jahren vor allem bei Mit­tel­ständlern gewach­sen, da viele Un­terneh­men „sehr gute Er­fahrun­gen mit die­sem Gremi­um“ ge­macht hät­ten, so Achen­bach weit­er. Ein Un­terneh­mer, der für sein Un­terneh­men ei­nen Bei­rat plant, sollte „vorab die Auf­gaben und Rechte des Bei­rats ge­nau festle­gen und sich über Entschei­dungs­befug­nisse des Bei­rates Ge­danken machen, beispiel­sweise in­wieweit der Bei­rat bei Entschei­dun­gen der Geschäfts­führung ein Mit­spracherecht hat und in­wieweit Entschei­dun­gen der Geschäfts­führung der Zus­tim­mung des Bei­rates bedür­fen“, rät der Duis­burg­er Steuer­ber­ater und Wirtschaft­sprüfer Dirk We­ber.

Ver­schie­dene Funk­tio­nen

(Foto: © Robert Kneschke _stock.adobe.com)
(Fo­to: © Robert Kneschke _stock.adobe.com)

Beiräte, die häu­fig auch als „Ver­wal­tungs­rat“ oder „Ge­sellschafter­ausschuss“ bezeich­net wer­den, kön­nen „en­twed­er kon­trol­lierend, be­r­a­tend oder auch ver­mit­tel­nd zwischen Ge­sellschaftern tätig wer­den, die mitei­nan­der un­eins sind“, sagt No­ra Lieben­thal, Volljuristin und Be­r­a­terin Recht bei der In­dus­trie- und Han­del­skam­mer (IHK) Aachen. Bei Ak­tienge­sellschaften sei ein Auf­sicht­s­rat ge­set­zlich vorgeschrieben. „Der Bei­rat auf frei­wil­liger Ba­sis ist für Un­terneh­men mit der Rechts­form der GmbH von sein­er Funk­tion her ver­gleich­bar mit dem Auf­sicht­s­rat, sofern der Bei­rat eine kon­trol­lierende Funk­tion in­ne­hat“, sagt die IHK-Ex­pertin. „In Fam­i­lie­nun­terneh­men, bei de­nen die Fam­i­lie nicht in der Geschäfts­führung vertreten ist, son­dern nur auf der Ge­sellschafter-Ebene, kön­nte ein Bei­rat dazu di­e­nen, diese un­ter­jährig über bes­timmte Entschei­dun­gen der Geschäfts­führung zu in­for­mieren und gegebe­nen­falls auf die Entschei­dun­gen Ein­fluss zu neh­men“, so We­ber. In mit­tel­ständischen Un­terneh­men, bei de­nen die An­teile am Un­terneh­men in der Hand ver­schie­den­er Fam­i­lien­mit­glied­er lie­gen, gäbe es da­her häu­fig ei­nen Bei­rat. Der Bei­rat prüfe laut We­ber als kon­trol­lierende In­s­tanz beispiel­sweise die vor­bereit­eten Entschei­dun­gen der Geschäfts­führung oder des Vor­s­tands im Hin­blick auf bes­timmte Fragestel­lun­gen wie Ange­bot­sein­hol­ung und Ange­bot­sauswahl oder Bud­getein­hal­tung. In Beiräten, die kon­trol­lierend tätig sind, soll­ten die Mit­glied­er Lieben­thal zu­folge da­her im Bereich Ma­n­age­ment, Recht und Steuern qual­i­fiziert sein, „müssen aber nicht zwin­gend aus der gleichen Branche kom­men“. Es komme auf die Un­terneh­mensstruk­tur an, ob sich ein Bei­rat loh­nt, so Lieben­thal weit­er. Ger­ade bei Grün­dun­gen im Hoch­schul­bereich nutzen viele Ex­is­ten­z­grün­der die Ex­per­tise von fach­lichen Beiräten. Geeignete Mit­glied­er für den Bei­rat fin­d­en Un­terneh­mer Lieben­thal zu­folge meist über Net­zw­erke und per­sön­liche Kon­takte, so­wohl in dem Un­terneh­men als auch ex­tern. „Als ex­terne Ex­perten wur­den früher vor allem Bank­er, Steuer­ber­ater und Wirtschaft­sprüfer nachge­fragt. Die Suche ge­ht aber im­mer mehr hin zu neu­tralen, ob­jek­tiv­en ,Voll­b­lut`-Un­terneh­mern, insbe­son­dere we­gen deren un­terneh­merisch­er Ex­per­tise und spez­i­fischen Branchen-Know-hows“, erk­lärt Achen­bach.

Zusät­zliche Be­son­der­heit­en

Häu­fig trifft man in der Praxis an, dass die Mit­glied­er des Bei­rats eine Sitzungs­pauschale bezie­hungsweise Aufwand­ser­satzentschädi­gung er­hal­ten. Dies werde in­di­vi­du­ell vom Un­terneh­men fest­gelegt. Bei­rats­mit­glied­er wer­den laut We­ber meist für drei bis vi­er Jahre gewählt. Ger­ade ex­terne Mit­glied­er des Bei­rats kön­n­ten damit den Aus­fall ihr­er Ar­beit­szeit kom­pen­sieren, sagt We­ber. „Im Durch­sch­nitt er­hal­ten Mit­glied­er des Bei­rats zwischen 2.000 und 4.000 Eu­ro pro Sitzung“, sagt Achen­bach. Deutsche Beiräte tr­ef­fen sich Achen­bach zu­folge in der Regel im Durch­sch­nitt zwischen zwei- und vier­mal im Jahr, bei vi­er Sitzun­gen al­so eine Sitzung pro Quar­tal. In der er­sten Bei­rats­sitzung des Jahres werde meist der Jahres­ab­sch­luss des vorheri­gen Geschäft­s­jahres be­sprochen. Kurz vor der Som­mer­pause gäbe es meist noch ein Tr­ef­fen, bei dem es um op­er­a­tive, un­ter­jährige The­men ge­he, so Achen­bach. „Im Septem­ber führen viele Beiräte eine Sitzung durch, um die Strate­gie der kom­men­den Jahre zu disku­tieren, und in der let­zten Sitzung des Jahres be­spricht der Bei­rat die konkrete Bud­get­pla­nung für das kom­mende Jahr“, sagt der Ex­perte. Der Bei­rat sei zwar ein frei­wil­liges Gremi­um, aber trotz­dem müssen Un­terneh­men dabei rechtliche Vorschriften beacht­en, weiß Lieben­thal. Wenn ein Bei­rat beispiel­sweise eine Kon­troll­funk­tion aus­führe, müsse er laut der IHK-Ex­pertin im Han­del­s­reg­is­ter einge­tra­gen und im Ge­sellschaftsver­trag aufgenom­men wer­den, und diese Ein­tra­gun­gen seien für das Un­terneh­men mit Kosten ver­bun­den. „Um wett­be­werb­s­rechtliche Sch­wierigkeit­en wie eine Abmah­nung zu vermei­den, dür­fen Bei­rats­mit­glied­er auf Geschäfts­brie­fen nur als solche be­nan­nt wer­den, wenn sie eine Kon­troll­funk­tion im Un­terneh­men ausüben“, warnt Lieben­thal. Regelun­gen zu Beiräten wür­den meist bei der Grün­dung des Un­terneh­mens in den Ge­sellschaftsver­trag bezie­hungsweise die Satzung mit aufgenom­men, da zu die­sem Zeit­punkt der Ge­sellschaftsver­trag und die Satzung bei ein­er GmbH kreiert wür­den und sich laut We­ber im Rah­men des Grün­dungsvor­gangs auch Ge­danken über die Un­terneh­men­sor­gane ge­macht wür­den. In der Regel seien bei Un­terneh­mens­grün­dun­gen Recht­san­wälte und Notare sowie Steuer­ber­ater oder Wirtschaft­sprüfer mit einge­bun­den, die laut We­ber „Un­terneh­mer auch bei Fra­gen zur In­s­tal­la­tion und zur Grün­dung eines Bei­rats un­ter­stützen kön­nen“.

Bar­bara Bocks | re­dak­tion@­sued­west­falen-ma­n­ag­er.de

Ausgabe 03/2017