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Business

Das papierlose Büro – ein Mythos?

Drucker und Kopierer verlieren im digitalen Zeitalter an Bedeutung. Doch vom Dino-Status sind sie noch ein ganzes Stück entfernt.

Druck­er, Kopier­er oder Geräte, die u.a. die Fähigkeit­en zum Druck­en und Kopieren in sich verei­nen, sind nach wie vor kaum aus dem Büroall­t­ag wegzu­denken. So zu­min­d­est scheint es. Das „pa­pier­lose Büro“ ist seit Jahren ein bekan­ntes Sch­lag­wort – aber wie kann es umge­set­zt wer­den? Ant­worten hat Tho­mas Grothkopp, Geschäfts­führ­er des Bun­desver­bands Woh­nen und Büro (BWB): „Für die Um­set­zung sor­gen ein­er­seits die Gen­er­a­tio­nen X und Y, für die dig­i­tales Ar­beit­en selb­stver­ständlich ist. An­der­er­seits die Or­gan­i­sa­tions­ber­ater, denn dig­i­tales statt pa­pierge­bun­denes Ar­beit­en ist un­ver­gleich­lich ef­fizien­ter“, so der Fach­mann. Einzig der Über­gang der Archivierung von Pa­pi­er auf elek­tronische Da­ten­träger sei ein län­ger­er Prozess, in dem sich insbe­son­dere große Ver­wal­tun­gen be­fän­den. „Un­terneh­men, in de­nen die Auf­be­wahrungs­frist zehn Jahre nur sel­ten über­steigt, haben die Um­stel­lung heute meist schon vol­l­zo­gen. Es wird nur ge­druckt, wo es ei­nen wirk­lichen Nutzen oder Mehr­w­ert hat.“

Ton­er in­k­lu­sive

Ein paar Zahlen dazu: Der Ge­sam­tum­satz der Branche Bürowirtschaft und Schreib­waren lag nach ei­ge­nen An­gaben im Jahr 2015 um 3,3 Prozent un­ter dem Vor­jahre­sum­satz und be­trägt nach Berech­nun­gen des In­sti­tuts für Han­dels­forschung (IFH) nun 12,75 Mil­liar­den Eu­ro brut­to. Diese En­twick­lung sei allerd­ings nicht über­raschend, son­dern der sink­en­den Nach­frage in den um­satzs­tarken Bereichen der Bürokom­mu­nika­tions­pa­piere, der Reg­i­s­tra­tur und Ablage sowie der Druck­erver­brauchs­ma­te­rialien geschuldet. Hi­er zeige sich u.a. der Ein­fluss der Dig­i­tal­isierung, aber auch der Trend zu mo­bilen Geräten sowie Ma­n­aged-Print-Verträ­gen für Druck­er und Kopier­er, bei de­nen Ver­brauchs­ma­te­rialien, Tinte und Ton­er im Ser­vicev­er­trag eingeschlossen sind, heißt es vom Branchen­ver­band HBS (Han­delsver­band Bürowirtschaft und Schreib­waren) im Bun­desver­band BWB. Im Markt seien weit­er­hin die­jeni­gen Händler er­fol­greich, die Aus­gabegeräte ma­n­a­gen und im Soft­ware­bereich um­fassende Di­en­stleis­tun­gen er­brächt­en. Zuneh­mend wür­den IT-, Net­zw­erk- und Druck­sicher­heits­di­en­ste nachge­fragt. „Ger­ade in der dig­i­tal­isierten Ar­beitswelt mit den eng ge­tak­teten Zeit­fen­stern sind sch­nelle und rei­bungs­lose Abläufe un­er­läss­lich. Spezial­isierte An­bi­eter von Druck- und Kopier­lö­sun­gen analysieren die jew­eili­gen An­forderun­gen ihr­er Kun­den, re­al­isieren ef­fiziente Work­flows und er­reichen eine nach­haltige Prozes­sop­ti­mierung.“ Für den stark rück­läu­fi­gen in­di­vi­du­ellen Bezug von Tin­ten- und Ton­erkar­tuschen sei ge­nau diese En­twick­lung ursäch­lich: Die Un­terneh­men fragten nicht nach Geräten, son­dern er­warteten jed­erzeit ein­wand­freie Aus­drucke an ver­schie­de­nen Stellen. Pay per Click und Ma­n­aged Print Ser­vices (MPS) seien Syn­onyme dafür, dass Tinte und Ton­er au­to­ma­tisch an die Sys­teme gelie­fert wür­den und nicht ge­son­dert bestellt und eingekauft wer­den müssten. Hinzu kommt der unge­broch­ene Trend zum Home­of­fice. „Die flex­i­blere Ar­beit­szeit­ges­tal­tung in Hin­blick auf eine verbesserte Work-Life-Bal­ance ver­langt ein sich ständig än­dern­des Ar­beit­sum­feld sowie eine sich an mod­er­nen und in­no­va­tiv­en Ar­beitsweltkonzepten aus­rich­t­ende Ar­beit­skul­tur“, so der HBS. „Dabei ste­ht die Verknüp­fung des mo­bilen Ar­beit­ens mit dem fes­ten Büroar­beit­s­platz im Fokus.“ Der an­hal­tende Trend zu flex­i­blen Ar­beits­for­men auch außer­halb des ei­gentlichen Büroar­beit­s­platzes – das Büro ist da, wo der Mi­tar­beit­er sich ger­ade aufhält – führe zu ein­er In­vesti­tions-Ver­lagerung in an­dere Lebens­bereiche, die „büro­tauglich“ ge­macht wer­den müssten. Hi­er sei ein­mal mehr der Büro­fach­han­del ge­fragt, der kom­plexe Lö­sun­gen in der Verknüp­fung von Büromöblierung und Tech­nik aus ein­er Hand an­bi­ete.

Funk­tio­nale Viel­falt

Mehr als ein Tastendruck: Zentrale Drucker sorgen für Bewegung
Mehr als ein Tas­ten­druck: Zen­trale Druck­er sor­gen für Be­we­gung

Bei aller ras­an­ten Verän­derung bleibt die Erken­nt­nis, dass viele Un­terneh­men noch nicht ohne Druck­en und Kopier­er auskom­men und ent­sprechend an In­no­va­tio­nen in­teressiert sind. Was al­so hat sich in den ver­gan­ge­nen fünf Jahren in die­sem Bereich der Tech­nik ge­tan? „Die Geräte wer­den funk­tio­n­al vielfältiger“, erk­lärt der Ver­band­schef. Druck­en, Scan­nen, Fax­en, Du­plex, Farbe seien heute fast schon Stan­dard und oft­mals in einem Gerät vereint. Das spare An­schaf­fungskosten, En­ergie, Tinte und Ton­er. Und: Sie sind Be­s­tandteil von Net­zw­erken. „In größeren Un­terneh­men stellen die Mi­tar­beit­er ihre Druck­aufträge ins Fir­men­netz, ge­hen mit ihr­er per­sön­lichen ID-Karte an ei­nen be­lie­bi­gen Druck­er und bekom­men dort das Doku­ment.“ Laut Tho­mas Grothkopp wird man heutzu­tage auch weniger beim Ar­beit­en gestört als früher: „Selb­stver­ständlich wer­den die Geräte im­mer leis­er, im­mer emis­sion­särmer und kön­nen oft schon in­tu­i­tiv be­di­ent wer­den.“ Welche Lö­sun­gen haben das Zeug, Druck­er und Kopier­er langfristig und flächen­deck­end zu ersetzen? „Zunächst haben wir die Diskus­sion, ob Tinte oder Ton­er bess­er sind. Da ge­ht es um qual­i­ta­tive As­pekte: wasser­fest, lichtbeständig, hochau­flösend. Es ge­ht um die Umweltverträglichkeit und let­ztlich um Kosten“, so der BWB-Geschäfts­führ­er. Al­ter­na­tive Me­di­en zu Pa­pi­er, Bild­schirm, Tablets se­he man derzeit nicht. „Span­nend wird die dreidi­men­sio­nale Darstel­lung mit dem Boom von 3D-Druck­ern.“ Allerd­ings sie­ht der Ex­perte diese En­twick­lung „noch auf nie­drigem Niveau“.

60 Mo­nate Leas­ing

Je kom­plex­er und in­te­gri­ert­er die Geräte wer­den, um­so mehr spielt der Fach­han­del nach An­sicht des BWB eine Rolle, denn die An­wen­der bräucht­en ort­s­na­hen Sup­port bei Be­r­a­tung, In­s­tal­la­tion und War­tung. „Die Frage, ob Leas­ing oder Kauf, hat drei Ein­fluss­größen: Die Ge­samtkosten für die er­wartete Lebens­dauer, Um­fang und Kosten des einzusetzen­den Kap­i­tals und die Wirkung des Leas­ings, sich nach Ver­tragsende problem­los und quasi au­to­ma­tisch neue und in­no­va­ti­vere Pro­dukte leis­ten zu kön­nen“, so Tho­mas Grothkopp, der die „ver­breit­ete Leas­ing­dauer“ mit 60 Mo­nat­en an­gibt. „Nach heutiger Er­fahrung ist dann bere­its ein Aus­tausch we­gen des ho­hen In­no­va­tions­grads sin­n­voll. An­der­er­seits haben die Geräte heute oft­mals län­gere Laufzeit­en. Let­ztlich ist es eine un­terneh­merische Entschei­dung, wie mod­ern ich aufgestellt sein will. Un­ter­schätzt wer­den oft­mals die Kosten ein­er Beein­träch­ti­gung der Ar­beit durch de­fekte oder zu langsame Geräte: nach Ar­beitss­tun­den gemessen und ge­fühlt nach dem Ärg­er, den Mi­tar­beit­er empfin­d­en, wenn et­was nicht rei­bungs­los funk­tioniert.“

Thomas Grothkopp, Geschäftsführer des Bundesverbands Wohnen und Büro (BWB) (Foto: BWB)
Tho­mas Grothkopp, Geschäfts­führ­er des Bun­desver­bands Woh­nen und Büro (BWB) (Fo­to: BWB)

Daniel Boss | re­dak­tion@­sued­west­falen-ma­n­ag­er.de

Ausgabe 01/2017