Schließen TEILEN MIT...

RANKINGS
Schließen
Schließen
Management

10 Tipps, wie Sie den richtigen Dienstleister auswählen

Helfende Hände, kreative Köpfe oder fachfremdes Know-how: Es gibt viele Gründe, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Damit Ihr Unternehmen tatsächlich von einer zugekauften Leistung profitiert, sollten Sie sich etwas Mühe machen im Auswahlprozess. Klar, die Leistungsfähigkeit eines Dienstleisters stellt sich erst im Laufe der Zeit heraus. Kompetenz, Professionalität und Persönlichkeit kann man aber durchaus anhand der schriftlichen Angebote, Referenzen und Auswahlgespräche einschätzen. Die nachfolgenden Tipps zeigen Ihnen, worauf es ankommt.

1 ZIELE FESTLE­GEN

Bevor Sie nach draußen ge­hen und ei­nen ex­ter­nen Di­en­stleis­ter an­fordern, sollte zunächst ein in­tern­er Klärungsprozess stattfin­d­en. Welch­er Be­darf liegt vor? Welche konkreten Leis­tun­gen sind gewün­scht? Was ist Ih­nen be­son­ders wichtig? Welche Ziele sollen er­reicht wer­den? Am besten ist, Sie bil­den ein Pro­jekt­team, das den ge­samten Auswahl­prozess be­gleit­et. Das hat auch den Vorteil, dass Entschei­dun­gen auf eine breite Ba­sis gestellt wer­den und mögliche be­triebs­in­terne Kri­tik im Vor­feld aus­geräumt wer­den kann. Tipp: Je nach Leis­tung­sum­fang, Pro­jekt­dauer und Branche kann Ihr Kri­te­rienka­t­a­log um­fassend wer­den. Sam­meln und archivieren Sie diese Kri­te­rien in ein­er Ta­belle – so be­hal­ten Sie den Über­blick und kön­nen später die Ange­bote der Di­en­stleis­ter mit Ihren Kri­te­rien ab­gleichen.

2 BUD­GET AB­STECK­EN

Bevor Sie eine konkrete Ausschrei­bung machen, über­le­gen Sie grob, welch­es Bud­get Ih­nen zur Ver­fü­gung ste­ht. Und welche Leis­tun­gen er­warten Sie dafür? Es macht ei­nen Un­ter­schied, ob Sie ein­ma­lig eine Leis­tung ausschreiben wollen (z. B. für Baupro­jekt) oder ob Sie eine dauer­hafte Mi­tar­beit im Un­terneh­men wün­schen (Wach­di­enst, Ca­ter­ingser­vice etc.). Je nach Branche variieren die Tagessätze bzw. Pauschalen sehr. Tipp: Falls Sie För­der­mit­tel oder öf­fentliche Zuschüsse in An­spruch neh­men wollen (z.B. für Bau­vorhaben; Zuschüsse für Langzei­tar­beit­s­lose), müssen Sie das The­ma Ausschrei­bungs­recht im Blick haben. Je nach Förder­richtlinie gilt es, das Tariftreue- und Ver­gabege­setz NRW oder das EU-Ausschrei­bungs­recht zu beacht­en.

3 GUTES BRIEF­ING

Ein Di­en­stleis­ter muss möglichst um­fassend in­for­miert wer­den. Wie soll er sonst Ihre Er­war­tun­gen, Wün­sche und die konkrete Auf­gaben­stel­lung ver­ste­hen? Ihre An­forderun­gen stellen Sie in einem Brief­ing zusam­men. Grund­lage ist Ihr Kri­te­rienka­t­a­log. Wer­den Sie konkret und geben Sie auch an, wenn einige Auf­gaben haus­in­tern erledigt wer­den und nur Teilleis­tun­gen aus­geschrieben wer­den sollen. Ein Di­en­stleis­ter kann auf Ba­sis eines guten Brief­in­gs ein Ange­bot er­stellen. Tipp: Manche De­tails klären sich sicher­lich noch im Auswahlge­spräch. Je nach Branche und Leis­tung­sum­fang sind auch (tele­fonische) Vorge­spräche üblich.

4 MEHRERE ANGE­BOTE EIN­HOLEN

Holen Sie sich min­destens drei bis fünf Ange­bote ein. Er­stens, weil sich nicht jed­er Di­en­stleis­ter an ein­er Ausschrei­bung beteiligt und nicht im­mer ein Ange­bot abgibt. Zweit­ens, weil Sie an­hand ver­schie­den­er Ange­bote das un­ter­schiedliche Leis­tungsspek­trum und auch die „Hand­schrift“ der Un­terneh­men ken­nen­ler­nen. Tipp: Wenn Ih­nen mehrere Ange­bote vor­lie­gen, haben Sie auch ei­nen klei­nen Mark­tüber­blick bezüglich Preis und Kon­di­tio­nen der be­tr­ef­fen­d­en Branche.

5 ANGE­BOTE GRÜNDLICH PRÜFEN

Ein gutes schriftlich­es Ange­bot ist de­tail­liert, fak­ten­reich und ser­iös. Nur wer wirk­lich sein Geschäft ver­ste­ht, ist auch in der Lage, sei­nen Leis­tungska­t­a­log de­tail­liert vorzustellen. Gleichen Sie das Ange­bot mit Ihrem Kri­te­rienka­t­a­log und den Brief­ing-Un­ter­la­gen ab. Form, sprach­lich­er Aus­druck und Um­fang des Ange­botes geben auch ei­nen Hin­weis da­rauf, ob der Di­en­stleis­ter die­sen Auf­trag wirk­lich haben möchte. Ein de­tail­liertes Ange­bot zu er­stellen, kostet Zeit. Richtig viel Zeit. Das sagt et­was über die Mo­ti­va­tion des Di­en­stleis­ters aus. Tipp: Alles hat sei­nen Preis. Eine gute Leis­tung kostet ein­fach Geld. Der Fak­tor Preis sollte nicht das Haup­tauswah­lkri­teri­um sein. Was nutzt Ih­nen ein gün­stiger An­bi­eter, mit dem Sie aber per­sön­lich nicht klarkom­men oder der sch­lechte Ar­beit ablie­fert? Was nicht heißen soll, dass Sie gar nicht aufs Geld schauen soll­ten. Im Ge­gen­teil: Acht­en Sie auch auf ver­steckte Kosten oder Fol­gekosten. Ist wirk­lich alles im Ange­bot en­thal­ten? Oder wird nur eine unge­fähre Stun­den­zahl kalkuliert? Wie sie­ht es mit An­fahrt oder Ma­te­rialauf­sch­lag aus?

6 WO­RAUF ES AUCH ANKOMMT

Im er­sten Tipp wurde schon er­wäh­nt, dass Sie Ihre An­forderun­gen in einem Kri­te­rienka­t­a­log fes­thal­ten soll­ten. An dies­er Stelle sollen noch drei Auswah­lkri­te­rien her­vorge­hoben wer­den. Stan­dort: Sind Ih­nen kurze Wege bei der Ab­s­tim­mung wichtig? Müssen die Mi­tar­beit­er des Di­en­stleis­ters weit an­reisen? Gibt es sprach­liche Bar­ri­eren? Er­fahrung oder New­com­er: Le­g­en Sie Wert auf eine lange Fir­men­his­to­rie und mehr­jährige Branch­en­er­fahrung? Oder wollen Sie einem Grün­der eine Chance geben? Hat der New­com­er vielleicht frische Ideen? Flex­i­bil­ität: Ge­ht der Di­en­stleis­ter flex­i­bel auf Ihre Wün­sche ein? Oder wer­den nur Stan­dard­leis­tun­gen ange­boten? Tipp: Der gute Ruf eines Un­terneh­mens spricht sich meist rum. Fra­gen Sie ruhig bei Ref­eren­zkun­den nach (Tipp 8). Aber auch Be­w­er­tun­gen in sozialen Me­di­en und Zer­ti­fikate geben Auskunft über Kom­pe­tenz, Ar­beitsweise und Se­riosität.

7 INS GE­SPRÄCH KOM­MEN

Die Vo­rauswahl auf Ba­sis der schriftlichen Ange­bote ist ge­fall­en, jet­zt kommt die näch­ste Stufe: das per­sön­liche Ken­nen­ler­nen im Auswahlge­spräch. La­den Sie ruhig drei Di­en­stleis­ter zur Präsen­ta­tion ein, um ei­nen Ver­gleich zu haben. Prüfen Sie, ob die An­bi­eter Ihr Brief­ing richtig ver­s­tan­den haben. Wurde auf Ihre Bedürfnisse und Wün­sche einge­gan­gen? Gibt es konkrete Ant­worten auf Ihre Fra­gen, oder wer­den Sie mit Floskeln abge­speist? Ver­wick­elt sich der An­bi­eter in Wider­sprüche? Oder über­rascht er Sie pos­i­tiv und bringt ei­gene Ideen und Vorsch­läge ein?
Tipp: Der Fak­tor Sym­pa­thie ist nicht zu un­ter­schätzen. Die Chemie muss stim­men: Über­le­gen Sie sich, ob Sie mit die­sem An­bi­eter problem­los zusam­me­nar­beit­en kön­n­ten. Hören Sie ruhig auf Ihr Bauchge­fühl.

8 BEI REF­EREN­ZKUN­DEN NACH­HAK­EN

Falls Sie leis­este Zweifel an der Kom­pe­tenz oder Leis­tungs­fähigkeit des An­bi­eters he­gen, soll­ten Sie die Gele­gen­heit nutzen und mit Ref­eren­zkun­den re­den. Auch wenn Sie eine Di­en­stleis­tung vergeben und sich in der Ma­terie gar nicht ausken­nen, kön­nen Ih­nen Ref­eren­zkun­den erzählen, wie die Zusam­me­nar­beit mit An­bi­eter X ge­laufen ist. Wie kom­pe­tent ist er auf seinem Ge­bi­et? Wie lief das Pro­jekt grund­sät­zlich? Gab es et­was zu be­män­geln? Würde man beim näch­sten Mal et­was an­ders machen? Wurde das ur­sprüngliche Ange­bot einge­hal­ten? Und wie war die Qual­ität der fi­nalen Ar­beit­sergeb­nisse? Solche Fra­gen soll­ten Sie stellen. Tipp: Nach­fra­gen bei Ref­eren­zkun­den sind durchaus üblich. Viele An­bi­eter nen­nen ihre Ref­erenzen of­fen­siv auf der Web­site oder im Ange­bot. Scheuen Sie sich nicht, nach konkreten An­sprech­part­n­ern zu fra­gen.

9 WASSERDICHTER VER­TRAG

Mündliche Ab­sprachen sind schön und gut, aber was küm­mert mich mein Gesch­wätz von gestern! Deswe­gen gilt: Alle wichti­gen Punkte müssen schriftlich in einem Ver­tag fixiert wer­den. Der Leis­tungska­t­a­log sollte de­tail­liert beschrieben wer­den und auch die mündlich vere­in­barten Kri­te­rien und Ergänzun­gen en­thal­ten. Natür­lich ge­hören auch Preis, Laufzeit und Ab­gabe­fris­ten in den Ver­trag. Tipp: Denken Sie auch an eine Ausstiegsk­lausel bzw. eine Kündi­gungs­möglichkeit. Man kann ja nie wis­sen, ob die Zusam­me­nar­beit wirk­lich zufrie­den­stel­lend ver­läuft.

10 KON­TAKT ZUM DI­EN­STLEIS­TER

Ein gutes Brief­ing und er­ste Ab­sprachen sind zwin­gend, aber nicht aus­reichend. Je­mand aus Ihrem Un­terneh­men sollte dem Di­en­stleis­ter während der ge­samten Laufzeit für Rück­fra­gen zur Ver­fü­gung ste­hen. Hinzu kommt: Ver­trauen ist gut, Kon­trolle ist bess­er! Eine regelmäßige Leis­tungskon­trolle und Begu­tach­tung der Ar­beit­en macht Sinn. Bei et­wai­gen Missver­ständ­nis­sen oder feh­ler­haften Ar­beit­en kann man so möglichst sch­nell eine Ko­r­rek­tur vorneh­men. Tipp: Pla­nen Sie Ka­paz­itäten für regelmäßige Ab­sprachen mit dem Di­en­stleis­ter ein. Das muss nicht Chef­sache sein. Je nach Art der Di­en­stleis­tung ist ein jew­eiliger Mi­tar­beit­er aus der Fach­abteilung wahrschein­lich bess­er im The­ma. Auf je­den Fall sollte eine Per­son den Über­blick be­hal­ten und am besten auch in der Lage sein, die Rech­nun­gen zu kon­trol­lieren.

Clau­dia Sch­nei­der | re­dak­tion@­sued­west­falen-ma­n­ag­er.de

Ausgabe 01/2017